Outlook-Kalender vollständig als ICS-Datei exportieren

Zuerst: welchen Outlook nutzt du?

Der Exportweg hängt davon ab. Nur das klassische Outlook für Windows kann den gesamten Kalender in einem Schritt als Datei speichern.

Weg A — Klassisches Outlook für Windows

Der vollständigste Weg. Er erzeugt eine statische ICS-Datei mit allen Terminen des gewählten Kalenders, inklusive Beschreibungstexten, Orten, Teilnehmern und Serienregeln.

1. Kalenderansicht öffnen. Unten links auf das Kalendersymbol klicken, oder Strg + 2 drücken.
2. Den richtigen Kalender markieren. Im linken Bereich unter „Meine Kalender“ genau den Kalender anhaken, der exportiert werden soll. Sind mehrere Kalender gleichzeitig aktiv, exportiert Outlook nur den zuletzt aktiven. Mehrere Kalender bedeuten mehrere Exportdurchläufe.
3. Exportdialog öffnen. Datei → Kalender speichern.
4. Dateityp prüfen. Unter „Dateityp“ muss iCalendar-Format (*.ics) stehen. Bei manchen Sprachversionen heisst der Eintrag Unicode (.ics).
5. Auf Weitere Optionen klicken. Dieser Schritt ist der entscheidende — die Standardeinstellung exportiert nur wenige Wochen und nur Verfügbarkeitszeiten, keine Inhalte.
6. Datumsbereich auf Gesamter Kalender setzen. Alternativ „Datumsbereich angeben“ wählen, wenn nur ein Zeitraum gebraucht wird.
7. Detailgrad auf Vollständige Details setzen. Die Alternativen „Nur Verfügbarkeit“ und „Begrenzte Details“ liefern leere Termine ohne Betreff und Text.
8. Erweiterte Optionen aufklappen. Auf Anzeigen >> klicken und beide Haken setzen: „Details von Elementen einschließen, die als privat markiert sind“ und „Anlagen in Kalenderelementen einschließen“. Ohne den ersten Haken fehlen private Termine inhaltlich.
9. Bestätigen und speichern. OK, dann Dateinamen und Zielordner wählen, dann Speichern.

Weg B — Neues Outlook für Windows und Outlook im Browser

Beide Varianten haben keinen direkten Dateiexport. Der Umweg führt über die Veröffentlichungsfunktion: Kalender veröffentlichen, ICS-Link aufrufen, Datei herunterladen, Veröffentlichung wieder aufheben.

1. Kalendereinstellungen öffnen. Im Browser: Kalenderansicht öffnen, dann Zahnrad → Kalender → Freigegebene Kalender. Im neuen Outlook für Windows: Ansicht → Kalendereinstellungen → Freigegebene Kalender.
2. Abschnitt „Kalender veröffentlichen“ suchen. Im ersten Auswahlfeld den zu exportierenden Kalender wählen.
3. Berechtigung auf Alle Details anzeigen setzen. Niedrigere Stufen liefern wieder nur Blockzeiten ohne Inhalt.
4. Auf Veröffentlichen klicken. Es erscheinen zwei Links: ein HTML-Link und ein ICS-Link.
5. ICS-Link kopieren und im Browser aufrufen. Die Datei wird heruntergeladen. Falls der Browser den Inhalt stattdessen als Text anzeigt: Rechtsklick → „Seite speichern unter“ und Endung .ics vergeben.
6. Datei prüfen (siehe nächster Abschnitt), erst danach weiter.
7. Veröffentlichung aufheben. Zurück in die Einstellungen und Veröffentlichung aufheben wählen. Solange der Link aktiv ist, kann jeder, der ihn kennt, den Kalender live mitlesen.

Weg C — Outlook für Mac

Outlook für Mac exportiert nur ins hauseigene OLM-Format. Der ICS-Export läuft deshalb über die macOS-Kalender-App.

1. Konto in der Kalender-App hinterlegen. Systemeinstellungen → Internetaccounts → das Exchange- oder Microsoft-Konto hinzufügen, Kalender aktivieren.
2. Synchronisation abwarten. Die Kalender-App zeigt den Kalender in der Seitenleiste, sobald alle Termine geladen sind.
3. Kalender exportieren. Kalender in der Seitenleiste markieren, dann Ablage → Exportieren → Exportieren. Das Ergebnis ist eine .ics-Datei mit allen synchronisierten Terminen.

Export prüfen, bevor du dich darauf verlässt

Eine ICS-Datei ist reiner Text. Zwei Minuten Kontrolle ersparen die böse Überraschung beim Import.

Sichtprüfung

Datei mit einem Texteditor öffnen. Ganz oben muss BEGIN:VCALENDAR stehen, danach folgen die Termine als BEGIN:VEVENT-Blöcke. Steht in einem Block nur SUMMARY:Beschäftigt ohne weitere Inhalte, wurde mit falschem Detailgrad exportiert — Export mit „Vollständige Details“ wiederholen.

Termine zählen

# PowerShell: Anzahl der exportierten Termine
(Select-String -Path .\kalender.ics -Pattern '^BEGIN:VEVENT').Count

# PowerShell: frühester und spätester Termin im Export
Select-String -Path .\kalender.ics -Pattern '^DTSTART' |
  ForEach-Object { $_.Line -replace '.*:', '' } |
  Sort-Object | Select-Object -First 1, -Last 1

Import testen

Die Datei zuerst in einen leeren Testkalender importieren, nicht direkt in den produktiven Zielkalender. In Google Kalender geht das über Einstellungen → Importieren und Exportieren mit Auswahl eines eigens angelegten Kalenders. Stimmen Anzahl und Zeitzone, kann der Testkalender gelöscht und sauber importiert werden.

Bekannte Stolpersteine

• Nur ein Kalender pro Datei. Zweitkalender, Feiertagskalender und abonnierte Kalender müssen einzeln exportiert werden.
• Fremde Kalender lassen sich nicht exportieren. Für Kalender, auf die du nur Zugriff hast, gibt es keinen Exportbefehl. Der Eigentümer muss exportieren.
• Serientermine. Outlook schreibt die Serienregel (RRULE) plus die Ausnahmen. Manche Zielsysteme lösen Serien beim Import in Einzeltermine auf. Nach dem Import stichprobenartig eine lange Serie prüfen.
• Zeitzonen. Termine aus der Zeit vor einem Zeitzonenwechsel des Postfachs können um eine Stunde verschoben ankommen. Deshalb der Testimport.
• Teilnehmerstatus geht verloren. Zusagen und Absagen sind keine ICS-Standardinformation und überleben den Export in der Regel nicht.
• Kategorienfarben gehen verloren. Der Kategoriename bleibt oft als X-Eigenschaft erhalten, die Farbe nicht.
• Aufgaben und Erinnerungen. Aufgaben liegen nicht im Kalender und sind im Export nicht enthalten. Erinnerungszeiten (VALARM) werden von vielen Zielsystemen ignoriert.
• Umlaute. Die Datei ist UTF-8. Wenn im Editor „ä“ statt „ä“ erscheint, liegt es an der Editor-Einstellung, nicht am Export.

Changelog

V1.0 — 03.09.2026

Erstfassung. Wege A (klassisches Outlook), B (neues Outlook und OWA über Veröffentlichung), C (Outlook für Mac über Kalender-App). Prüfroutine mit PowerShell-Zählung, Stolpersteinliste, Wegweisertabelle. M·A·D Design System V2.4, Light-Mode, ohne CDN, ohne Emojis.